La complementación de soluciones de gestión documental adecuadas a las necesidades de la compañía es primordial para el óptimo funcionamiento de la misma. He ahí la importancia de un Gestor de documentos en el ERP.
Objetivos genéricos de la gestión documental:
- Facilitar al usuario el almacenamiento de ficheros y sus asociación con la información correspondiente (facturas , proyectos, expedientes,… ).
- Además debe de tener la posibilidad de disponer de estos ficheros de la manera mas rápida y precisa.
- Tiene que tener la posibilidad de que una vez localizado podamos visualizar imprimir o editar nuestro fichero.
- Añadir elementos vinculados a registros y sobre todo la de liberar la carga de la base de datos
- Poder descargar y visualizar los ficheros cuando deseemos y desde cualquier lugar
- Control de coste económico
Teniendo en cuenta estas necesidades hemos elegido un líder mundial en el almacenamiento de bajo coste y fiabilidad como es el caso de Amazon S3.
Uno de los principales objetivos de la gestión documental es facilitar al usuario el almacenamiento de estos ficheros y sus asociación con la informaciçon correspondiente (facturas , proyectos, expedientes,… ), además de disponer de la posibilidad de disponer de estos ficheros de la manera mas ráìda y precisa para que una vez localizado podamos visualizar imprimir o editar nuestro fichero, pero aádir elementos vinculados a registros y sobre todo la de liberar la carga de la base de datos y poder descargarlos y visualizarlos cuando deseemos y desde cualquier lugar es un problema y un coste economico importante, teniendo en cuenta estas necesidades hemos buscado una solución que cumpla con los requqerimientos técnicos y coste economico reducido, paara ello la gestión documental que hemos realizado usa un lider mundial en el almacenamiento de bajo coste y fiabilidad como es el caso de Amazon S3.
El almacenamiento de ficheros en nuestra gestión documental se caracteriza por ofrecer un 99,999999999% en durabilidad de los archivos, esto significa que hay un 0,000000001 de probabilidades de que un objeto almacenado se pierda en 1 año, es decir que si por ejemplo: Si tenemos 10.000 archivos almacenados en S3 con 11 nueves de durabilidad puedes esperar a que se pierda 1 archivo en 10 millones de años.
IMPRESIONANTE.
Pero es que además hay una disponibilidad de 4 nueves (99,99%) significa que hay un 0,01% de probabilidades de que un objeto almacenado en S3 no sea accesible. Si lo situamos en contexto quiere decir que por cada 10.000 horas (463 días) un fichero puede no ser accesible durante al menos 1 hora en total.
INFALIBLE
Pero además el almacenamiento de estos ficheros mantiene programas de conformidad, como PCI-DSS, HIPAA/HITECH, FedRAMP, la Directiva de Protección de Datos de la UE y FISMA, para ayudarle a cumplir los requisitos normativos.
